Kaip atsirinkti darbuotoją, kai į laisvą darbo vietą pretenduoja šimtai kandidatų? Grupinės atrankos metodas

Didėjant nedarbo lygiui, į daugelį darbo skelbimų atsiliepia šimtai žmonių. Įvertinus gyvenimo aprašymus pagal kriterijus, kurie būtini, norint eiti tam tikras pareigas, vis dar lieka bent keliasdešimt kandidatų. Susitikti su kiekvienu iš jų tampa labai sudėtinga dėl laiko stokos. Tokiu atveju vadovams dažnai kyla klausimas: ką daryti? Viena iš alternatyvių galimybių – grupinės atrankos metodas.

Grupinės atrankos metodas – kas tai?
Grupinė atranka – tai metodas, kai vienu metu bendraujama ne su vienu, o su keliais kandidatais, pretenduojančiais į tą pačią darbo vietą.

Kada taikytinas šis metodas?
Grupinės atrankos metodą derėtų taikyti atrenkant darbuotojus į tokias darbo vietas, kuriose svarbus pirmas įspūdis, bendravimas su žmonėmis, lyderio savybės, greita reakcija, drąsa, sprendimo priėmimo įgūdžiai ir pan.

Kaip gali būti taikomas grupinės atrankos metodas?
Atrankos proceso žingsniai

1. Pasiruošimas

a) Užduočių parinkimas. Užduotis kandidatams vertėtų parinkti pagal kompetencijas, kurios reikalingos laisvai darbo vietai. Gali būti naudingos tiek užduotys, tiesiogiai susijusios su atliekamu tose pareigose darbu, tiek ir įvairios užduotys, kurios nėra tiesiogiai susijusios su darbu, bet kurios parodo asmenines savybes ir netgi vertybes, kurios būtinos tam tikroje organizacijoje.
Grupinės atrankos metu galima pateikti ir grupines užduotis, kuriose kandidatai turėtų išsakyti dalyvauti diskusijoje ir/ arba priimti bendrus sprendimus, ir individualias užduotis, kur dalyviai atliktų užduotis po vieną. Galima pateikti užduotis ir žodžiu, ir raštu.
b) Stebėjimo kriterijų sudarymas. Tam, kad Norint sistemiškai stebėti kandidatus, yra patogu turėti stebėjimo lapus, kuriuose visi stebėtojai stebėtų vertintų pagal tuos pačius kriterijus. Jei yra vertinimo skalės, prieš atranką visiems stebėtojams reikėtų susitarti, ką reiškia kiekviena skalė. Patartina, kad rezultatai būtų rašomi ant vieno arba daugiausia dviejų lapų, antraip stebėtojams daugiau laiko užims bandymas suprasti, kur reikia fiksuoti stebėjimo rezultatus nei pats rezultatų užrašymas.
c) Stebėtojų parinkimas. Patartina, kad kandidatus stebėtų ne mažiau nei du stebėtojai. Tai užtikrina nevienašališką nuomonę, o be to, vienam stebėtojui sunku pastebėti visas detales, ypač, kai jam tenka vadovauti atrankos procesui, moderuoti diskusijas ir t.t. Tačiau nepatartina, kad stebėtų daugiau nei 3-4 stebėtojai, nes kuo didesnis stebėtojų ratas, tuo didesnė įtampa patiems kandidatams.
d) Kandidatų sukvietimas. Dažniausiai dalyviai į atranką pakviečiami telefonu. Patirtis rodo, kad kandidatams vertėtų įvardinti, kokiu būdu bus daroma atranka, supažindinti su procesu, kad atėjus į atranką dėl netikėtumo nekiltų dar didesnis stresas.

2. Susitikimas su kandidatais

a) Teigiamos atmosferos sukūrimas. Kiekvienas atrankos metodas sukelia įtampą kandidatams. Kaip ir individualių pokalbių metu, taip ir grupinės atrankos metu, svarbu pasitelkti įvairias pagalbines priemones, kad būtų panaikinta ar bent sumažinta įtampa, ypač atrankos pradžioje. Tam gali padėti kandidatų pasitikimas, pabendravimas su jais, įžanginė kalba, supažindinimas su susitikimo dienotvarke. Gali būti naudojamos ir pagalbinės atsipalaidavimo priemonės, tokios kaip muzika, apšilimo užduotis ar pan.
b) Užduočių pateikimas ir jų atlikimo stebėjimas. Kaip minėta anksčiau, užduotys kandidatams pateikiamos tokios, kurios atspindėtų kiek įmanoma daugiau kompetencijų, reikalingų konkrečiame darbe. Naudodama šį atrankos metodą, pastebiu, kad grupinės atrankos užsiėmimo pradžioje daug informacijos suteikia kandidatų prisistatymo užduotis, kurioje kiekvienas dalyvis prašomas trumpai apibūdinti save.  Taip pat itin informatyvios yra grupinės diskusijos, kuriose visi kandidatai diskutuoja kartu. Sunkiausia stebėti dalyvių elgesį, kai užduotys pateikiamos mažose grupelėse.
c) Informacijos apie įmonę pateikimas. Atsakymai į pretendentų klausimus. Po to, kai kandidatai atlieka pateiktas užduotis, kandidatams suteikiama galimybė gauti informacijos apie įmonės, paties darbo specifiką. Lyginant su individualiais pokalbiais, šios atrankos metu pretendentai gauna daugiau informacijos apie įmonę, nes jie girdi atsakymus ir į kitų kandidatų klausimus, apie ką galbūt nepagalvotų, jei klausimus užduoti tektų individualiai.

3. Rezultatų įvertinimas.

Po grupinės atrankos užsiėmimo visi stebėtojai susumuoja stebėjimo rezultatus, peržiūri užduotis raštu (jei tokių buvo) ir išrenka kandidatus, kurie bus kviečiami dalyvauti tolimesniame atrankos etape. Kituose etapuose vertėtų taikyti kitus atrankos metodus, kad jie galėtų padėti atsakyti į klausimus, į kuriuos neatsakyta grupinės atrankos metu.

Grupinės atrankos metodo privalumai

  • Laikas – vienas iš didžiausių šios atrankos privalumų. Tokios atrankos metu per keletą valandų galima preliminariai susipažinti su iki 20 pretendentų į laisvą darbo vietą, kas tiesiog neįmanoma individualių susitikimų metu.
  • Kai kurių savybių atskleidimas, kurių neatskleistų kiti atrankos metodai. Šis atrankos metodas leidžia nustatyti tokias jų savybes, kurias sunku įvertinti individualių susitikimų su kandidatais metu. Tokias savybes naudojant individualią atranką padeda pamatyti psichologiniai testai, bet juos atlikti keliasdešimčiai kandidatų labai brangu.

Aspektai, kuriuos atskleidžia grupinės atrankos metodas, ko nebūtų atskleidę pokalbiai su kiekvienu kandidatu atskirai

  • Kaip sugeba dalyvauti diskusijoje
  • Kaip sugeba priimti kritiką iš kitų dalyvių po užduoties
  • Kaip sekasi priimti sprendimą grupėje ir susitarti
  • Kiek siekia vadovauti (lyderiauti), kaip sekasi daryti įtaką kitiems
  • Kaip dėsto savo mintis, kaip sekasi apginti savo nuomonę
  • Kaip greitai atlieka užduotis, lyginant su kitais pretendentais
  • Kokiomis vertybėmis vadovaujasi (tiek priimant sprendimus, tiek diskutuojant)
  • Kaip sekasi perkelti dėmesį nuo ankstesnių klausimų ir dirbti su nauja užduotimi

Grupinės atrankos metodo trūkumai

  • Kai kurie kandidatai atsisako dalyvauti šiame procese dėl baimės, nerimo, nes tai nėra (bent kol kas) plačiai žinomas atrankos būdas Lietuvoje. Šis metodas padeda atrinkti žmonės į tas pareigybes, kur reikia drąsos, iniciatyvos, tačiau jei pareigybei tai nėra svarbu, galima netekti kandidatų, kurie galbūt tiktų į laisvą darbo vietą, bet nepasiryžo dalyvauti tokioje atrankoje.
  • Grupinės atrankos metu sunku išsiaiškinti, ko tikisi kandidatai iš naujo darbo (individualius poreikius).
  • Grupinės atrankos metu nėra galimybės susitarti dėl darbo sąlygų, darbo užmokesčio ir kitų formalių klausimų.
  • Tokios atrankos metu nėra aišku, kiek kiekvienas kandidatas yra motyvuotas dirbti būtent tokį darbą, kiek tai jiems priimtinas darbas.

Papildoma nauda

Jei atrankos proceso metu užtikrinama gera atmosfera, kandidatams dažnai būna įdomus pats atrankos procesas, užduotys, jie susidaro gerą įspūdį apie įmonę, todėl tai gali tapti įmonės reklama, tai gali kurti inovatyvios įmonės įvaizdį.

Be to, tokioje atrankoje dalyvavę kandidatai dažnai išsako, jog tokia atranka padeda jiems pastebėti ir susisisteminti, kokių žinių ir įgūdžių reikia darbo vietoje, į kurią jie pretenduoja. Todėl tampa aišku, kur dar reikėtų pasitempti, tai jiems palengvina tolimesnę darbo paiešką.

Patarimai, į ką vertėtų atkreipti dėmesį, taikant šį atrankos metodą

  • Laikas. Optimalus laikas grupinei atrankai būtų 2-3 valandos. Per trumpesnį laiką sunku susidaryti išsamią nuomonę apie kandidatus, o ilgiau užtrunkanti atranka sukelia kitų sunkumų, pvz.: kai kurie pretendentai yra trumpam palikę darbo vietą, kurioje dirba tuo metu, ir tiesiog negali užtrukti ilgesnį laiką. Be to, kandidatai pavargsta ir jiems sunkiau sukoncentruoti dėmesį. Jei vis dėl to nuspręsite daryti atranką, kuri truktų ilgiau nei 2-3 val. iš anksto perspėkite dalyvius ir darykite pertraukėles maždaug kas 1,5 val.
  • Dalyvių skaičius. Optimalus kandidatų skaičius, mano pastebėjimu, yra iki 20 kandidatų. Jei kandidatų daugiau, tiesiog sunku visus juos atsiminti, pastebėti detales. Jei Jums reikia susipažinti su didesniu kandidatų skaičiumi, tiesiog dalinkite pretendentus į dvi grupes ir formuokite daugiau atrankos grupių.
  • Užduotys. Reikėtų siekti, kad pateikiamos užduotys parodytų kiek įmanoma daugiau kandidatams reikalingų kompetencijų ir asmenybės savybių, todėl patartina derinti įvairaus pobūdžio užduotis. Taip susidaromas išsamus vaizdas apie kandidatus. Kiek užduočių turėtų būti pateikiama, priklauso nuo užduočių pobūdžio ir planuojamo atrankos laiko.