Kas svarbiau įmonės valdyme – pasitikėjimas ar pareigybinės instrukcijos?

Kas dirbo sovietmečiu, atsimena vieną pagrindinių gero darbuotojo elgesio taisyklių – nepersistengti ir nedaryti to, ko tiesiogiai nenumato tavo pareigos. Kitaip sakant, niekam netrukdyk, tada ir tavęs niekas nelies.

Laikai pasikeitė, žmonės darbe pradėjo dirbti, bet optimaliai organizuoto darbo kolektyvo bei darbuotojų tarpusavio santykių problemos dažnos. Kodėl? Ogi todėl, kad pareigybines instrukcijas daugelio įmonių vadovai laiko beverčiu popieriaus lapu. Kalbant su jais, dažniausiai girdimas atsakymas – „taip, kažkur turime“. Bet ar darbuotojams aišku, ką ir kodėl jie daro diena po dienos? Ar jie daro būtent tai, ko iš jų tikimasi? Ar nuolat dėl to kyla nesusipratimų?

Kita vertus, net turint pareigybines instrukcijas, nepakanka tiesiog sąžiningai jas vykdyti. Kodėl? Turbūt todėl, kad šiuolaikinėje įmonėje iš darbuotojo laukiama daugiau nei formalaus požiūrio į darbą. Tikimasi, kad jis rodys iniciatyvą, kurios niekada neaprašysi pareigybinėje instrukcijoje. O kur dar tarpusavio pasitikėjimas, įmonės tikslų suvokimas, sugebėjimas suprasti ir pajausti bendradarbių nuotaikas, kas dažnai vadinama emociniu intelektu? Juk nesame robotai, kurie tobulai veikia pagal instrukciją.

Tad kas svarbiau – pareigybių aprašymai ar produktyvūs darbiniai santykiai, ir kaip juos sukurti?

Vadovavimas ir valdžia – ne tas pat

Valdžia atsiranda tada, kai žmogus neturi galimybės pasirinkti. Darbuotojo galimybę rinktis dažnai apriboja pareigybinė instrukcija arba savo pareigų supratimas. Kitaip sakant, jis privalo paklusti savo vadovui, patinka jam tai ar ne. Bet paklusimo motyvai taip pat gali būti įvairūs ir priklausyti nuo to, kaip vadovas panaudoja savo valdžią.

Seniausiai žinoma būtų prievartinė valdžia. Vadovas gali darbuotoją atleisti, pažeminti pareigomis, sumažinti atlyginimą, skirti užduotis, kurios darbuotojui nemalonios. Esant tokiam vadovavimo stiliui, optimalus darbuotojo elgesys – sąžiningai vykdyti pareigybines instrukcijas ir vengti rodyti iniciatyvą kitur, nes už tai gali būti nubaustas. Darbuotojas dirba sąžiningai, bet dažniausiai neefektyviai, nes kritinėse situacijose toks darbuotojas tiesiog vengia asmeninės atsakomybės.

Žmonės dirba ne tik už pinigus

Kita valdžios rodymo ir vadovavimo forma – atpildu grįsta valdžia. Žmonės paklūsta kito žmogaus pageidavimams ir nurodymams, nes, šitaip elgdamiesi, patys sulaukia naudos. Apdovanojimas gali būti bet kas, ką vertina darbuotojas. Tai gali būti pinigai, palankus darbo vertinimas ar darbuotojo asmeninis pripažinimas. Juk kiekvienam malonu, kai jį pagiria. Šiuo atveju, daug svarbesni yra tinkami darbiniai santykiai, o ne aklas pareiginių instrukcijų vykdymas.

Prievartinė valdžia gali atimti, o atpildu grįsta valdžia suteikia darbuotojui tai, kas jam yra vertinga. Iš esmės tai seniai žinomos  „riestainio ir bizūno“ motyvavimo sistemos. Prievartinė valdžia aiški, konkreti ir visada duodanti tam tikrus rezultatus. Atpildu grįsta valdžia negarantuoja gero rezultato, bet suteikia daug daugiau galimybių siekti tikslo. Valdžios formos pasirinkimas priklauso nuo to, ko tikimasi iš darbuotojo.

Komanda – kita darbo organizavimo forma

Dabar daug kalbama apie projektinį, komandinį darbą. Šiaip jau tai nėra labai nauja darbo organizavimo forma. Akmens amžiaus mamutų medžiotojai taip pat dirbo komandos principais. Reikia manyti, genties vadas nenurodinėdavo savo kariams, kuris pirmas, o kuris antras turi mesti akmenį į mamutą. Bet juos labai stipriai motyvavo bendras tikslas, juk valgyti oi kaip norėjosi. O slėptis už draugų nugaros – didelė gėda, ką moterys pasakys? Likdavo tik viena – siekti bendro tikslo.

Tai svarbu ir dabartinėse darbo komandose. Komandos pačios reguliuoja savo darbą, pasirenka naujus narius arba atsisako kurių nors savo narių, visi komandos nariai dalyvauja priimant sprendimus, t. y. koordinuojamos visų pastangos siekiant bendro tikslo. Dažniausiai komandos formuojamos siekiant bendrų ir prasmingų tikslų, kurie suteikia darbui aiškią kryptį, impulsą ir reikalauja komandos narių įsipareigojimų. Darbas komandoje galimas tik esant aukštam visų jos narių sąmoningumo lygiui. Komandos narius motyvuoja bendro tikslo siekimas.

Komandinis darbas ar pareigų vykdymas

Aiškus bendro tikslo suvokimas ir pasitikėjimas savo darbo draugais leidžia pareigybines instrukcijas padėti į šalį, nors tai jokiu būdu nereiškia, kad neturi būti darbų pasiskirstymo. Tačiau visi supranta, ką ir kodėl daro. Ir tai daro dėl bendro tikslo ir gerovės, o ne todėl, kad taip numatyta pareigybinėse instrukcijose.

Dažnai didelė biurokratija tik trukdo darbui. Teigiami psichologiniai darbo organizacijos faktoriai gali kompensuoti formalias pareigybes ir užtikrinti didesnį darbo efektyvumą. Laisvi žmonės visada dirbo efektyviau už baudžiauninkus. Be abejo, laisvė darbe negali virsti anarchija, tai – jau kitas kraštutinumas.

Pareigų vykdymas griauna komandą

Į efektyviai dirbusį kolektyvą atėjo naujas vadovas. Jo požiūris į darbą rėmėsi griežtumu, atsakingumu ir iš to sekančiais gal kiek perdėtais reikalavimais kitiems. Tai paveikė kolektyvą. Atsirado įtampa, problemos, susijusios su asmenine atsakomybe darbe, ir pan. Komandinis darbas tapo neefektyvus. Kilo klausimas, kas geriau – aiški pavaldumo schema, pareigų pasidalijimas ir pareigybinių instrukcijų vykdymas, ar galimybė leisti kolektyvui pačiam formuoti savo santykius suprantant, kad siekiama bendro tikslo?

Anoniminė darbuotojų apklausa parodė, kad griežtas valdymas šioje įmonėje nepageidaujamas, žmonės nori likti savarankiški ir siekti bendro tikslo. Tai sąlygojo ir naujo vadovo pasirinkimą. Daug priimtinesnis pasirodė žmogus, linkęs taikyti demokratinius vadovavimo metodus. Komanda grįžo į buvusį produktyvumo lygį, tarpasmeninės problemos pamažu išsisprendė.

Kitas pavyzdys priešingas. Įmonė turėjo padalinių vadovus, kurių funkcijos realiai buvo labai menkos. Vadovybė šių žmonių atsisakė, nes nematė pridėtinės vertės už papildomą atlyginimą. Komandos darbas sutriko. Apklausa parodė, kad darbuotojai nori turėti tiesioginį vadovą, kad ir su menkiausiais įgaliojimais. Tiesiog kai kuriuose šio kolektyvo padaliniuose nesusiformavo komanda, galinti veikti kaip savarankiška kolektyvo dalis be jokio vadovo.

Kad kolektyvas veiktų savarankiškai be direktyvaus vadovavimo, būtinas ir aiškus bendro tikslo supratimas, ir geri tarpusavio santykiai, noras siekti to tikslo. Pradžioje būtinas formalus ar neformalus lyderis, galintis suvienyti žmones bendram tikslui. Po to atsiranda pasitikėjimas savimi ir savo komanda, lyderis tampa nelabai reikalingas. Pareigybinės instrukcijos – taip pat.

Sutikime, kad šie paprasti dalykai ne taip jau lengvai pasiekiami.

Tad pareigybinės instrukcijos ir griežta valdžia yra būtini, kai įmonėje nėra įsigalėję komandinio darbo principai. O kai kolektyvas susidirbęs, siekia bendro visiems aiškaus tikslo, instrukcijos gali netgi trukdyti. Svarbu tinkamai įvertinti situaciją įmonėje, numatyti tikslus ir priimti atitinkamus sprendimus dėl pareigybinių instrukcijų vykdymo ir vadovavimo formos parinkimo.

Darbas komandoje galimas tik esant aukštam visų jos narių sąmoningumo lygiui.

Teigiami psichologiniai darbo organizacijos faktoriai gali kompensuoti formalias pareigybes ir užtikrinti didesnį darbo efektyvumą. Laisvi žmonės visada dirbo efektyviau už baudžiauninkus.

Pradžioje būtinas formalus ar neformalus lyderis, galintis suvienyti žmones bendram tikslui. Po to atsiranda pasitikėjimas savimi ir savo komanda, lyderis tampa nelabai reikalingas. Pareigybinės instrukcijos – taip pat.