Šiandien įvyko V-oji kasmetinė nacionalinė konferencija apie informacijos, dokumentų ir procesų valdymą. Šių metų konferencijos tema: „Kaip efektyviai valdyti informaciją ir procesus Jūsų organizacijoje? Patarimai verslui ir valstybinėms institucijoms.“ Tarp visų pranešėjų buvo ir GRAND PARTNERS vyr. konsultantė Ieva Iacob, kuri pataria kaip rasti laiko sau, padidinti savo produktyvumą.
Teorija teigia, jog vidutiniškai vienas darbuotojas praleidžia 1,5 valandos per dieną ko nors ieškodamas. Tai yra daugiau nei 6 valandas per savaitę.
Ieškodamas kokio dokumento, žmogus pradeda blaškytis ir tam iššvaisto dar 1,5 valandos bandydamas susikaupti.
Kitas aspektas – kaupimas. Kaip teigia vyr. konsultantė I. Iacob, dauguma žmonių kaupia dokumentus, kurie vėliau retai būna panaudojami. O tarp susikaupusios dokumentų krūvos mes dar praleidžiame laiko ko nors ieškodami.
Pagrindinė priemonė, kuri gali padėti kovoti su tuo – rasti laiko sau.
Klausiate kaip tai padaryti? Vyr. Konsultantė Ieva Iacob pirmiausia siūlo susitvarkyti darbo vietą. Vienas iš pasiūlymų – įsigyti „Inbox“ dokumentų stalčiuką gaunamiems popieriniams dokumentams. Susitvarkyti savo darbo vietą išmokę žmonės jaučiasi lyg atsikratę žalingo įpročio ar depresijos, todėl būtina:
- palikti savo darbo vietą tvarkingą;
- susirašyti rytojaus darbus;
- pasidaryti sąrašą, nuo ko pradėti darbus grįžus iš atostogų.
Kita svarbi efektyvumo taisyklė – išsivalyti kompiuterio darbalaukį. Pagal šią taisyklę, kompiuterio darbalaukyje galima turėti 5 ikonas. Tikriausiai iš karto kyla klausimas, o kodėl penkios? Atsakymas paprastas – viena vertus tai psichologinis aspektas – didelis ikonų skaičius mus blaško. Antra – be abejo paieška, kuri tampa apsunkinta, esant daug ikonų.
Taip pat labai svarbu įsivesti elektroninių dokumentų valdymo sistemą. Visi dokumentai įmonėje turi būti vienodais pavadinimais. Tai palengvina dokumentų paiešką esant kolegai atostogose ar susirgus, nes žinome, kaip pavadintą dokumentą reikia rasti.
Efektyvumą galime pasiekti, viską užsirašinėdami. Dėl didelio kiekio kasdien gaunamos informacijos, mes apkrauname savo galvą įvairiais dalykais ir to nebevaldome ir nebegalime susikaupti. Užsirašius visas mintis, mes pradedame jas valdyti.
Kita taisyklė – padėti atgal į vietą daiktus. Paskirdami daiktams vietas, mes susigrąžiname paieškoms iššvaistytą laiką.
Vyr. konsultantė Ieva Iacob taip pat skatina nebijoti išmesti popierių. Šių dienų technologijos skatina mus nekaupti popierinių, o išsaugoti kiekvieno dokumento elektroninę versiją. tą puikiausiai galime padaryti, nuskenavę dokumentą.
Tvarkydami savo darbo stalą, stalčius, lentynas, dokumentus būtina surūšiuoti viską į keturias grupes: palikti, išmesti, atiduoti, neaišku.
Žinoma, toks tvarkymasis turi būti sistemingas. Palaikomąją priežiūrą siūloma atlikti kartą per savaitę. Sisteminę priežiūrą – kartą per mėnesį. Generalinę tvarką – du kartus per metus.
Visą pristatymą bei patarimus galite peržiūrėti paspaudę čia
