Laiko planavimas: kaip tinkamai planuoti savo laiką?

Per metus prarandame ne vieną darbo savaitę vien ieškodami informacijos ir blaškydamiesi tarp užduočių. Tad kaip planuoti savo laiką? Geras laiko planavimas nereiškia, kad į dieną reikia sutalpinti kuo daugiau darbų. Svarbiausia aiškiai susidėlioti prioritetus ir skirti laiką svarbiausioms užduotims. Čia rasite principus, populiariausias technikas ir įrankius, kurie padės dirbti ramiau ir nuveikti daugiau.

Pagrindiniai laiko planavimo principai

Prieš imantis konkrečių technikų, verta įsidėmėti kelis pagrindinius dalykus. Jie svarbūs nepriklausomai nuo to, kokią sistemą pasirinksite vėliau, ir sudaro tvirtą pagrindą visam kitam.

• Pirmiausia atlikite tai, kas svarbiausia, o ne tai, kas garsiausiai reikalauja dėmesio. Skubūs darbai ne visada yra patys svarbiausi, todėl verta juos atskirti.
• Užduotims skirkite šiek tiek daugiau laiko, nei atrodo iš pradžių. Netikėtumų pasitaiko beveik visada, o per ankštas planas subyra vos atsiradus pirmam nukrypimui.
• Kasdien ar kas savaitę skirkite kelias minutes pačiam planavimui. Kitaip planas lieka tik galvoje ir greitai pasimiršta.
• Tarp darbų įsirašykite trumpas pertraukas. Poilsis padeda susigrąžinti dėmesį ir saugo nuo nuovargio, o be jo produktyvumas po pietų dažnai smarkiai krenta.
• Palikite plane laisvos vietos nenumatytiems dalykams. Taip vienas netikėtas skambutis ar papildoma užduotis nesugriaus visos dienos.

Vienas didžiausių planavimo priešų yra prokrastinacija, arba darbų atidėliojimas. Atidėliojimas retai būna paprasta tinginystė – kur kas dažniau jį lemia baimė, neaiškumas ar nežinojimas, nuo ko pradėti. 

Kaip pažymima Lietuvos sveikatos mokslų universitete parengtoje Tado Kučinsko sveikatos psichologijos studijoje „HEXACO asmenybės bruožų ryšys su akademiniu atidėliojimu“ (2024), atidėliojimas siejamas su neigiamomis pasekmėmis, tokiomis kaip stresas ir neefektyvus laiko valdymas. Aiškus planas dažnai yra vienas paprasčiausių būdų nutraukti šį ratą.

14 patarimų, kaip planuoti savo laiką

Toliau rasite 14 patarimų, kaip planuoti savo laiką. Išbandykite keletą ir pasilikite prie to, kas jums veikia geriausiai, tačiau nebandykite taikyti visko iš karto, nes taip lengva pervargti.

1. Eisenhowerio matrica (skubu ir svarbu)

Ši matrica padeda susidėlioti darbus pagal du klausimus: ar užduotis skubi ir ar ji svarbi. Svarbius ir skubius darbus atlikite iš karto. Svarbius, bet neskubius suplanuokite vėlesniam laikui, o nesvarbius ir neskubius atmeskite arba perduokite kitiems. Ši technika labiausiai praverčia tada, kai darbų daug, o prioritetai – susipynę.

2. Pomodoro technika

Dirbate susikoncentravę 25 minutes, tada darote 5 minučių pertrauką, o po keturių tokių ciklų ilsitės ilgiau. Toks ritmas padeda lengviau pradėti, nes 25 minutės neatrodo kaip didelis įsipareigojimas. Šis metodas ypač tinka atlikti monotoniškoms arba sunkiai pradedamoms užduotims, pavyzdžiui, ataskaitai rašyti. O pradžiai pakanka paprasto telefono laikmačio.

3. GTD (Getting Things Done) metodas

Viską, kas sukasi galvoje, surašykite į vieną vietą, suskirstykite pagal konkrečius veiksmus ir reguliariai peržiūrėkite sąrašą. Taip atlaisvinsite atmintį ir sumažinsite nerimą, kad ką nors pamiršite. Kartą per savaitę skirkite laiko sąrašui peržiūrėti, kad jis netaptų dar viena netvarkinga užduočių krūva. Šis būdas labiausiai tinka tiems, kurie kasdien tvarko daug smulkių, tarpusavyje nesusijusių užduočių.

4. Laiko blokavimas (time blocking)

Užuot rašę ilgą darbų sąrašą, kiekvienai užduočiai kalendoriuje paskirkite konkretų laiką. Taip diena tampa aiškesnė, o smulkūs darbai rečiau nustumia į šalį svarbiausius. Pavyzdžiui, 9 valandą galite skirti svarbiausiam projektui ir tuo metu netikrinti el. pašto. Svarbiausia planuoti realiai ir neperkrauti dienos.

5. „Suvalgykite varlę“ (sunkiausias darbas – pirmas)

Dieną pradėkite nuo nemaloniausio arba svarbiausio darbo, kol dar turite daugiausia energijos. Jį atlikę iškart pajusite palengvėjimą, o likusios užduotys atrodys lengvesnės. Toks pasirinkimas padeda nebeatidėlioti svarbiausio darbo iki vakaro. Metodas ypač tinka tiems, kurie linkę vilkinti nemalonias užduotis.

6. Pareto principas (80/20 taisyklė)

Pagal Pareto proncipą, apie 80 % rezultatų lemia 20 % veiklų, arba 80 % pasekmių atsiranda dėl 20 % priežasčių. Peržiūrėkite savo darbus, išskirkite kelis svarbiausius ir būtent jiems skirkite daugiausia dėmesio. Taip nustosite vienodai vertinti visas sąrašo užduotis. Likusias smulkmenas galite atlikti greitai, atidėti arba jų visai atsisakyti.

7. ABCDE metodas

Sunumeruokite užduotis raidėmis nuo A iki E pagal svarbą: A žymi svarbiausias užduotis, o E – tas, kurių galima atsisakyti. Prie kiekvienos grupės galite pridėti ir skaičių, kad būtų aiški atlikimo eilė. Pradėkite nuo A užduočių ir nepereikite prie B, kol jų nebaigėte. Tai paprastas būdas greitai susidėlioti dienos prioritetus.

8. Dviejų minučių taisyklė

Jei užduotį galite atlikti per dvi minutes ar greičiau, padarykite ją iš karto, o ne traukite į sąrašą. Trumpi darbai greitai kaupiasi ir vėliau tampa varginančiu sąrašu. Greitai juos sutvarkydami išvengsite smulkmenų lavinos. Ši taisyklė puikiai dera su GTD sistema.

9. Laiko ribojimas (time boxing)

Kiekvienai užduočiai iš anksto nustatykite aiškią laiko ribą ir stenkitės jos laikytis. Kai žinote, kad laikas ribotas, lengviau susikaupti ir mažiau blaškytis. Tai ypač naudinga perfekcionistams, kurie linkę gludinti vieną darbą per ilgai. Pasibaigus laikui, sustokite ir įvertinkite, ar tikrai verta tęsti.

10. Užduočių grupavimas

Panašius darbus atlikite vienu metu. Pavyzdžiui, laiškams ar telefono skambučiams skirkite vieną ar du konkrečius laiko tarpus. Kaskart persijungiant tarp skirtingų užduočių prarandama dalis dėmesio, todėl darbų grupavimas padeda taupyti energiją. Šis metodas geriausiai tinka pasikartojantiems smulkiems darbams.

11. 1–3–5 taisyklė

Kiekvieną dieną planuokite vieną didelį, tris vidutinius ir penkis mažus darbus. Tokia struktūra neleidžia perkrauti sąrašo ir padeda realiau įvertinti dienos galimybes. Vakare aiškiai matysite, ką pavyko nuveikti. Šis būdas tinka tiems, kuriuos vargina ilgi, niekada nesibaigiantys darbų sąrašai.

12. Gebėjimas pasakyti „ne“

Kiekvienas „taip“ reiškia mažiau laiko jau suplanuotiems darbams, todėl svarbu mokėti mandagiai atsisakyti. Prieš sutikdami su prašymu, pagalvokite, ar jis tikrai dera su jūsų prioritetais. Aiškios ribos padeda neperkrauti dienos ir neprisiimti svetimų darbų. Tai paprasta, dažnai pamirštama, bet labai veiksminga laiko planavimo priemonė.

13. Darbų derinimas su energijos pikais

Stebėkite, kuriuo paros metu jaučiatės žvaliausi, ir tuo metu planuokite sudėtingiausias užduotis. Vieniems tai ankstyvas rytas, kitiems – popietė ar vakaras. Monotoniškus darbus, pavyzdžiui, laiškų tvarkymą, atlikite tada, kai energijos mažiau. Derindami darbus su savo ritmu, padarysite daugiau be papildomų pastangų.

14. Skaitmeninių trukdžių mažinimas

Telefono ir kompiuterio pranešimai labai lengvai išblaško, todėl darbo metu verta juos išjungti. Net trumpas žvilgsnis į ekraną išblaško, o grįžti prie darbo dažnai užtrunka ilgiau, nei atrodo. Padėkite telefoną toliau arba įjunkite netrukdymo režimą. Kartais vien šio mažo pokyčio pakanka, kad darbas vyktų gerokai sklandžiau.

Laiko planavimo įrankiai: nuo popierinio iki skaitmeninio

Pats įrankis laiko nesuplanuos, tačiau tinkamai pasirinktas, jis gali gerokai palengvinti kasdienį darbą.

Žemiau pateikiame dažniausiai naudojamus įrankius ir situacijas, kuriose kiekvienas iš jų labiausiai praverčia.

Šiuo atveju svarbiausia ne įrankių skaičius, o viena priemonė, kurią naudojate nuosekliai. Geriau paprastas bloknotas, prie kurio grįžtate kasdien, nei trys programėlės, atidaromos tik kartą per mėnesį.

Prieš pereidami prie naujos sistemos, savaitę išbandykite ją su realiomis užduotimis. Jei dirbate komandoje, verta susitarti dėl bendro įrankio, kad visi matytų tą patį vaizdą.

Dažniausios laiko planavimo klaidos

Net ir geriausias planas gali griūti dėl kelių pasikartojančių klaidų. 

Štai dažniausios klaidos, kurias pastebime dirbdami su komandomis:

• Perfekcionizmas, arba noras viską padaryti tobulai dažnai trukdo net pradėti, todėl darbai užsitęsia.
• Nerealūs planai, kai į dieną sudedate per daug užduočių, o vakare jaučiatės nusivylę, nors iš tiesų dirbote daug.
• Pertraukų nepaisymas. Be poilsio dėmesys silpsta, klaidų daugėja, todėl galiausiai nuveikiate mažiau.
• Kelių darbų darymas vienu metu, nuolat šokinėjant tarp užduočių. Smegenims reikia laiko vėl įsivažiuoti, todėl bendras darbo tempas lėtėja.
• Nenumatyto laiko nebuvimas, kai diena suplanuota minutė į minutę, todėl vienas vėluojantis skambutis gali sugriauti visą tvarkaraštį.
• Viso plano laikymas galvoje. Neužrašytos užduotys blaško dėmesį ir kelia nerimą, nes nuolat bijote ką nors pamiršti.

Gera žinia ta, kad daugumą šių klaidų padeda ištaisyti vienas paprastas įprotis: užsirašykite planą ir palikite jame šiek tiek laisvo laiko. Taip lengviau išvengsite ir perkrovos, ir chaoso, kai atsiranda netikėtų darbų. 

Jei pastebite vieną klaidą, prie kurios grįžtate dažniausiai, pradėkite būtent nuo jos, o ne bandykite iš karto taisyti viską.

Laiko planavimas darbe: vadovų ir darbuotojų perspektyva

Darbo laiko planavimas priklauso nuo to, kokį vaidmenį atliekate. Vadovui ir komandos nariui svarbūs ne visai tie patys dalykai, todėl ir planavimo principai gali skirtis.

Tinkamas laiko planavimas tiesiogiai susijęs su darbo organizavimu. Net ir puikiai sudėliotas asmeninis tvarkaraštis mažai padės, jei visa komanda dirbs chaotiškai. Todėl vadovams svarbu galvoti ne tik apie savo, bet ir apie komandos laiką, o darbuotojams – aiškiai pasakyti, kada jiems reikia laiko darbui be trukdžių.

Kartais pakanka vieno paprasto susitarimo, pavyzdžiui, ryto valandų be susirinkimų, kad komanda dirbtų sklandžiau. Aiškios bendros taisyklės dažnai duoda daugiau naudos nei pavienės asmeninės technikos.

Prastai suplanuota diena ilgainiui kelia įtampą, todėl aiškus tvarkaraštis apsaugo nuo streso darbe. O jei jaučiate, kad darbo krūvis Jus visgi slegia per daug, verta pagalvoti ir apie tikslingą streso valdymą.

Norite įsisavinti laiko valdymą organizacijos lygmeniu?

Jei siekiate, kad laiko valdymo įgūdžiai taptų ne vienkartiniu bandymu, o nuolatine komandos praktika, „Grand Partners“ siūlo praktinius laiko planavimo ir produktyvumo mokymus. Programa parengta remiantis Davido Alleno darbais ir laiko valdymo technikomis, taip pat papildyta Ievos Iacob autoriniu LEAN OFFICE sprendimu, kuris padeda didelį darbų srautą valdantiems darbuotojams geriau struktūruoti savo veiklas ir per tą patį laiką nuveikti daugiau.

Visi programoje pristatomi įrankiai išbandyti praktikoje, todėl juos lengva pritaikyti jau kitą dieną. Pasitelkus šiek tiek disciplinos, juos sėkmingai taiko net ir tie, kurie anksčiau manė, kad dirbti efektyviau jau nebeįmanoma.

Šie mokymai naudingi keletu aspektų:

• Dalyviai išmoksta planuoti projektus ir darbus taip, kad užduotys būtų atliekamos darbo metu, nevėluojant ir nieko nepametant.
• Mažėja neproduktyviai švaistomo laiko, todėl jo lieka ir kokybiškam bendravimui su kolegomis.
• Nuoseklus žinių ir įrankių taikymas padeda pasiekti aukštesnį produktyvumo lygį, kai pavyksta ne tik kokybiškai dirbti, bet ir gyventi, ilsėtis bei tobulėti.
• Mokymai gali būti pritaikomi tiek individualiai, tiek visai komandai.

Apibendrinimas

Laiko planavimas nėra bandymas į dieną sutalpinti kuo daugiau darbų. Daug svarbiau aiškiai matyti prioritetus, palikti vietos poilsiui bei nenumatytiems dalykams ir nuosekliai laikytis pasirinktos sistemos.

Nebūtina visko keisti iš karto. Pradėkite nuo vieno mažo žingsnio, pavyzdžiui, kiekvieną vakarą skirkite penkias minutes rytojui suplanuoti ir išsirinkite tris svarbiausius darbus. Po kelių savaičių greičiausiai pastebėsite, kad dirbate ramiau, o laisvo laiko sau atsiranda daugiau. Maži, bet nuoseklūs pokyčiai duoda tvaresnių rezultatų nei trumpas didelis užsidegimas.

Galiausiai verta prisiminti, kad tobulo plano nebūna. Svarbiausia ne tiksliai įvykdyti kiekvieną punktą, o turėti aiškią kryptį ir lengvai prie jos grįžti, kai diena pasisuka ne taip, kaip tikėjotės.

D.U.K.

Kiek laiko skirti dienos planavimui?

Paprastai pakanka 5–10 minučių vakare arba ryte. Svarbiausia planuoti reguliariai, o ne ilgai.

Ar laiko planavimas tinka kūrybiniams darbams?

Taip, tik kūrybai geriau skirti laisvesnius laiko blokus, o ne griežtą minučių tikslumu sudėliotą tvarkaraštį. Svarbiausia apsaugoti ramų, nepertraukiamą laiką idėjoms.

Kaip atsikratyti prokrastinacijos planuojant laiką?

Suskaidykite užduotį į kuo mažesnį pirmą žingsnį ir pradėkite vos nuo kelių minučių. Pradėti dažniausiai sunkiau nei tęsti, todėl pati pradžia ir tampa didžiausiu barjeru. Taip pat padeda iš anksto nuspręsti, kada ir kur dirbsite, kad atėjus laikui nereikėtų savęs įkalbinėti.